Petunjuk Teknis Penggunaan dan Pelaporan Dana Hibah Madrasah (part 2)

C. Mekanisme Penggunaan Dana Hibah
1. Penarikan dana dari rekening atas persetujuan Mentor
Penggunaan dana hibah baru dapat dilaksanakan setelah Rencana
Kerja Madrasah (RKM) disetujui oleh AEPI Komponen 3. Penarikan uang
dari rekening bank dilakukan sesuai dengan kebutuhan dan kegiatan yang
telah direncanakan pada periode tersebut. Setiap penarikan dana harus
sepengetahuan Mentor dengan menggunakan format FM 01 Usulan
Rencana Kegiatan dan Anggaran. Format FM 01 bisa dilihat pada
lampiran 1.
Setiap FM 01 yang dibuat harus ditandatangani oleh Mentor sebagai
bukti persetujuan sebelum pencairan dana dari Bank. FM 01 berfungsi
sebagai alat kontrol bagi Mentor untuk memastikan bahwa dana yang
ditarik oleh madrasah memang digunakan untuk mendanai kegiatan yang
ada dalam RKM yang disetujui.
2. Perubahan Penggunaan Dana Hibah
Dana Hibah yang akan diberikan kepada Madrasah berupa Dana
Perkiraan Penuh (Fixed Lump Sum) yang hanya dapat dipakai untuk
pelaksanaan kegiatan yang tercantum dalam Proposal atau Rencana Kerja
Madrasah (RKM) yang telah disetujui oleh AEPI, bukan untuk kegiatan
lainnya. Cardno tidak akan menyediakan dana tambahan di luar total Dana
Hibah seperti yang telah ditetapkan. Jika ada perubahan terhadap kegiatan
di luar RKM yang telah disetujui, madrasah harus mengajukan usulan
perubahan dengan berkonsultasi terlebih dahulu dengan Mentor.
Rencana Anggaran yang ada dalam RKM merupakan nilai pagu atau
acuan, dimana nilainya masih bisa berubah sesuai dengan harga aktual
atau nilai pasar yang sebenarnya. Sisa anggaran yang berasal dari
efisiensi pembelanjaan dan potensi adanya selisih antara rencana
anggaran dengan dana yang diterima yang diakibatkan dari perbedaan kurs
aktual dengan kurs anggaran dapat digunakan untuk membiayai kegiatan
lain yang masih diperlukan.
Ketentuan terkait dengan perubahan kegiatan dan anggaran yang ada
dalam RKM diatur sebagai berikut:
1. Perubahan terkait dengan waktu pelaksanaan kegiatan dari yang
direncanakan sebelumnya dalam proposal, Madrasah hanya perlu
mendapat persetujuan Mentor secara tertulis.
2. Perubahan terkait re-alokasi anggaran antar kegiatan yang sudah ada
dalam proposal/RKM yang disetujui dan nominal perubahannya di
bawah atau sama dengan10% dari anggaran awal maka madrasah
harus mendapatkan persetujuan Mentor dan SNIP secara tertulis.
3. Dalam hal re-alokasi anggaran antar kegiatan dalam RKM dimana
nominal perubahannya di atas 10% dari rencana awal atau untuk
kegiatan baru yang tidak tercantum pada proposal/RKM sebelumnya,
maka harus mendapatkan persetujuan Mentor, SNIP dan AEPI C3.
Setiap terjadi perubahan seperti disebutkan pada point 1-3 di atas,
madrasah dapat menggunakan format FM 02 - Usulan Perubahan
Kegiatan yang ada dalam lampiran 2. Bukti persetujuan dari setiap
perubahan kegiatan yang diusulkan harus dilampirkan dalam laporan
keuangan.
Biaya yang ditimbulkan karena perubahan yang tidak memenuhi
ketentuan di atas, maka akan menjadi tanggung jawab madrasah
sepenuhnya.


untuk part 3 ntar disambung lagi.......xixixixi